Si realizamos una migración de correo electrónico de cPanel a Microsoft 365 es posible que echemos de menos algunas funciones “catch-all” como la llamada “Default Email”, que nos permite captar todos los correos enviados a nuestro dominio de cuentas inexistentes, o mal escritas y redireccionarlas a una cuenta de correo por defecto.
Microsoft 365 no tiene función “catch-all” por defecto, pero puede llegar a configurarse los buzones de manera similar. Para ello debemos seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Configurar el dominio
Primero, cambia el estado del dominio para que acepte mensajes a destinatarios que aún no existen en tu organización y que no son usuarios válidos.
- Accede al Centro de administración de Exchange, apartado dominios: https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home#/Domains
- Selecciona el dominio en el que quieres configurar el “catch-all”. Si quieres hacerlo en varios dominios repite este paso
- Selecciona el modo “Retrasmisión interna”
- Selecciona Guardar. Verás un mensaje de éxito cuando tu dominio se actualice.
Paso 2: Crea un buzón compartido
A continuación, crea un buzón compartido donde recibir el correo capturado por el “catch-all”.
- Accede al Centro de administración de Exchange, apartado buzones: https://admin.exchange.microsoft.com/#/mailboxes
- Selecciona + Agregar un buzón compartido.
- Crea una dirección de correo para recibir el “catch-all”
- Selecciona Crear. Verás un mensaje de éxito cuando se cree el buzón compartido. El buzón compartido puede tardar unos 10-15 minutos en estar disponible.
Paso 3: Crea un grupo de distribución dinámico
Para poder crear un filtro “catch-all” necesitamos excluir de esa regla las direcciones de correo que dispongan de un buzón Exchange creado y activo, para tener siempre actualizada la regla tras crear o eliminar buzones, necesitamos crear un grupo de distribución dinámico que contenga todos los buzones Exchange existentes. Para crear ese grupo seguimos los siguientes pasos:
- Accede al Centro de administración de Exchange, apartado grupos: https://admin.exchange.microsoft.com/#/groups
- Presionamos sobre “+ Agregar un grupo”
- Seleccionamos el tipo “Distribución dinámica”
- Le llamamos “Catch-All Exclusión Group” y en descripción “Grupo utilizado para excluir los buzones Exchange existentes de la regla Catch-all”
- En Propietario, selecciona tu dirección de correo electrónico de la lista. En Miembros, selecciona Todos los tipos de destinatarios.
- En Dirección de correo electrónico del grupo ponemos “catchallexclusion” @[tudominio] y presionamos siguiente.
- Para finalizar, presionamos sobre “Crear grupo”. Verás un mensaje de éxito cuando se cree el grupo.
- Comprobamos que se ha creado correctamente la lista de distribución dinámica accediendo a https://admin.exchange.microsoft.com/#/groups en la pestaña “Lista de distribución dinámica”
Paso 4: Crea una regla para recibir los correos perdidos
Crea una regla para que el correo enviado a una dirección de correo electrónico mal escrita o inexistente vaya al buzón compartido creado como catchall@[tudominio].
- Accede al Centro de administración de Exchange, apartado Flujo de correo / Reglas: https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules
- Presionamos sobre “+ Agregar una regla” y en el desplegable seleccionamos “Crear una nueva regla”
- En Nombre, ingresa Catch-All.
- Elige las siguientes opciones:
- Aplicar esta regla si: [El remitente], y luego selecciona [es externo/interno] y en la ventana emergente que se desplegará seleccionamos [Fuera de la organización]
- Haga lo siguiente: [Redirigir el mensaje a] [a estos destinatarios] y en la ventana emergente que se desplegará seleccionamos el buzón en el que queremos recibir los correos capturados por el “Catch-all”
- Excepto si: [El destinatario] [es miembro de este grupo] y en la ventana emergente que se desplegará seleccionamos el grupo dinámico que hemos creado como “Catch-All Exclusión Group”
- Una vez todo seleccionado, presionamos sobre “Siguiente”
- En modo de regla seleccionamos “Exigir”
- Presionamos sobre “Siguiente”
- Revisamos todos los parámetros y para finalizar presionamos sobre “Listo”
- Finalmente seleccionamos la regla que acabamos de crear y en el apartado “Habilitar o deshabilitar regla, seleccionamos “Habilitado”
Ahora todo el correo de fuera de tu organización se entregará a este buzón si el destinatario no es miembro de tu lista de distribución de todos los usuarios. Puedes volver en cualquier momento y cambiar esta configuración.
Finalmente, es recomendable esperar unos pocos minutos para que se active la regla y realizar varios envíos de prueba tanto a direcciones existentes en nuestra organización como a direcciones no existentes para validar que la regla está funcionando correctamente.
